Создание и настройка корпоративного аккаунта

Как зарегистрировать аккаунт

Новые заявки на регистрацию временно не принимаются. Вы можете оформить командировку на Туту как частное лицо. Чтобы получить отчётные документы, при выборе отеля или билетов примените фильтр «Еду в командировку». Документы придут на указанную эл. почту и будут доступны в личном кабинете.

Чтобы зарегистрировать корпоративный аккаунт и заключить договор с Туту.ру, перейдите на https://b2b.tutu.ru/ и введите название вашей компании. Мы автоматически заполним реквизиты, а вам останется лишь подтвердить данные.

В графе Кто подписывает оферту по умолчанию выводится генеральный директор компании. Но подписать оферту может любой уполномоченный сотрудник. Для этого нужно указать его ФИО в соответствующей графе. 

Если именно вы будете вести корпоративный аккаунт, введите адрес своей электронной почты и напишите номер телефона для связи. 

Прочитайте условия оферты, поставьте галочку и нажмите кнопку «Создать аккаунт»

После этого на указанную почту придёт письмо. Если вы создаёте аккаунт на эту электронную почту впервые, нужно будет придумать пароль.

Если вы укажете электронный адрес, на который у вас оформлен личный аккаунт на Туту, после ввода логина и пароля ваши личный и корпоративный аккаунты объединятся. Вы сможете переключаться между личными и рабочими поездками в один клик, без выхода из аккаунта и дополнительной авторизации. 

Вы можете не объединять аккаунты, если при регистрации на Туту Командировки укажете почту, которую ещё не использовали на Туту. 

Как пополнить баланс

Для пополнения баланса нужно сформировать счёт. Перейдите в Корпоративные заказы в правой верхней части сайта.

На открывшейся странице личного кабинета слева нажмите на ссылку Пополнить баланс.

Введите сумму, которую вы хотите зачислить на счёт, не менее 1000 рублей. Рекомендуем пополнять счёт с запасом — цены на билеты постоянно колеблются, и к моменту покупки может потребоваться бОльшая сумма. После этого нажмите Скачать счёт. Документ в формате pdf автоматически загрузится на ваш компьютер.

Направьте счёт в бухгалтерию или финансовый отдел. После оплаты деньги поступят на баланс. Как правило, это происходит в день оплаты, но срок зависит от вашего банка. Ниже пример счёта.

Как оплатить заказ с баланса компании

Выберите подходящий билет на поезд или самолёт. На этапе ввода данных пассажира у вас появится выбор типа поездки: для командировки нажмите Рабочая, для личных поездок Личная.

Если вы ищете билет на автобус, на главной странице раздела Автобусы включите фильтр «Еду в командировку», он находится над формой поиска. В разделе Отели то же самое.

Введите данные пассажира. На этапе оплаты заказа выбирайте пункт Со счёта компании.

Деньги автоматически спишутся с баланса корпоративного аккаунта. Если вы не успели оперативно пополнить баланс и на счёте недостаточно денег, вы можете оплатить заказ банковской картой. 

Документы для бухгалтерии отправим на указанную рабочую электронную почту. Они также будут доступны в личном кабинете в разделе Корпоративные заказы.

Чтобы посмотреть закрывающие документы, нажмите на конкретный заказ из списка оформленных и прокрутите страницу вниз до раздела Пассажиры и стоимость.

Как добавить сотрудников

В личном кабинете можно заранее создать список сотрудников, которые будут ездить в командировки. Для этого зайдите в раздел Сотрудники и нажмите на кнопку Добавить сотрудника.

Заполните данные сотрудника. Можно добавить несколько документов, например, паспорт РФ и загранпаспорт. После нажатия на кнопку Добавить сотрудника его данные будут занесены в базу. При оформлении билета на этого сотрудника просто выберите его в выпадающем списке, данные не придётся вводить вручную.

Как назначить сотрудникам разные права доступа

По умолчанию каждому сотруднику назначается доступ «без права покупки». Это значит, что данные сотрудника будут в системе и ему можно будет купить билет, но сам он не сможет производить никаких действий в личном кабинете.

Вы можете сменить доступ «без права покупки» на другие виды доступов:

• с правом покупки только себе;
• с правом покупки только другим;
• с правом покупки себе и другим.

Вы можете предоставить сотруднику доступ к разделу бухгалтерии, где можно скачать акты сверки и отчеты о корпоративных заказах. 

Сотрудника можно сделать администратором. В этом случае он сможет не только оформлять заказы, но и редактировать учётные записи коллег. В системе должно быть не менее одного администратора. Если вы захотите снять с себя права администратора, сначала нужно будет назначить администратором другого сотрудника.

Когда вы добавите сотрудника, ему на эл. почту придёт письмо-уведомление. В личном кабинете это отображается так:

Так выглядит письмо, которое придет сотруднику.

При клике на ссылку «Создать пароль» учётная запись сотрудника ктивируется вместе с назначенными ему правами.

В списке сотрудников назначенные роли и права доступа отмечены соответствующими плашками.

Как удалить или заблокировать сотрудника

Откройте карточку сотрудника и внизу страницы найдите кнопки Удалить и Заблокировать. Заблокированного сотрудника всегда можно разблокировать. 

Как изменить реквизиты компании

Если вам понадобится изменить реквизиты компании, напишите нам на b2b@tutu.ru.

Как начать вести с нами электронный документооборот

Если вы используете систему ЭДО «Диадок», то вам нужно:

1. Зайти в «Диадок» и принять приглашение сотрудничества в разделе «Контрагенты». Ищите в разделе «Приглашают вас» письмо от ООО «НТТ» (ИНН 7‌724‌929‌270).

2. Подписать входящий документ (при необходимости)

Если вы или ваша бухгалтерия сдаете отчётность в электронном виде, у вас уже есть сертификат электронной подписи, которой можно подписывать документы.

Входящие документы для вас будут бесплатны. Отправлять документы обратно не нужно, достаточно их просто подписать электронной подписью. Отчётные документы (УПД) поступят в систему на следующий день после совершения заказа.

Подробнее про ЭДО читайте в статье Электронный кадровый документооборот и командировки

3. Принять документ к учёту

Если вы используете СБИС или другую систему электронного документооборота, пожалуйста, сообщите об этом на b2b@tutu.ru. Мы подключим роуминг и после этого сможем обмениваться документами.

Помимо отчётных документов по командировке мы подписываем акты сверки (их теперь можно выгрузить из личного кабинета в разделе для бухгалтера) и по согласованию договоры и другие документы.