Как получить отчётные документы после заказа

Рассказываем, как получить отчётные документы после корпоративного заказа на Туту.

Содержание статьи:

• Какие отчётные документы придут
• Как получить документы на бумаге
• Как получить документы по ЭДО

Какие отчётные документы придут

Помимо билетов и ваучера на отель вам придут отчётные документы на сервисный сбор Туту и в некоторых случаях чеки. Список документов зависит от способа оплаты и состава заказа.

1. Оплата с баланса корпоративного аккаунта

После оплаты заказа вы получите УПД-1 на сервисный сбор Туту — универсальный передаточный документ, сочетающий акт выполненных работ и счёт-фактуру. УПД на билеты Туту не выписывает, так как не оказывает услуги по перевозке пассажиров. Электронный ж/д билет и маршрутная квитанция о перелёте являются бланками строгой отчётности и принимаются к учёту без счёта-фактуры перевозчика. После выезда из отеля также придёт УПД-1 на стоимость проживания.

2. Оплата банковской картой

После покупки вам так же придёт УПД на сервисный сбор. Если при оплате выбран тип поездки «рабочая», УПД выписывается на имя выбранной при оформлении организации, если «личная» — то на физлицо. Помимо этого оформляется кассовый чек. В нём будут указаны стоимость билета, размер сервисного сбора Туту и НДС.

Документы автоматически отправляются на электронную почту, указанную при оформлении заказа. Дополнительно обращаться в контакт-центр не нужно. Если вы случайно удалите письмо с УПД, чеком, билетом или ваучером, то всегда найдёте эти документы в личном кабинете.

Как получить документы на бумаге

Получить документы в бумажном виде можно, если вы не используете с нами ЭДО. Если ЭДО подключен, то документы будут приходить только в электронном виде.

Оформляя корпоративный заказ, перед переходом к оплате поставьте галочк у в поле «Получать бумажные оригиналы отчётных документов». Убедитесь, что адрес компании заполнен корректно. Мы подготовим документы в течение 5 рабочих дней и отправим Почтой России. 

Если при оформлении заказа вы не поставили галочку или не указали адрес компании, но хотите получить документы в бумажном виде, напишите на b2b@tutu.ru. Укажите номера заказов, название компании, ИНН и адрес, на который нужно отправить документы.

Многим компаниям достаточно для отчётности электронных документов. Если вам не нужны печатные оригиналы, уберите галочку «Получать бумажные оригиналы отчётных документов». Так вы сэкономите бумагу и сделаете вклад в сохранение деревьев.

Как получить документы по ЭДО

Документы, пересылаемые по ЭДО, имеют такую же силу, что и печатные оригиналы. При необходимости их подписывают электронной подписью.

Чтобы начать получать документы по электронному документообороту, компания должна подключить систему ЭДО. Подробнее про ЭДО и командировки

Если у вас ЭДО «Диадок», приглашение к документообороту от нас придёт вам автоматически после пополнения баланса. Зайдите в раздел «Контрагенты», перейдите в раздел «Приглашают вас» и найдите письмо от ООО «НТТ» (ИНН 7‌724‌929‌270). Примите приглашение. Подпишите входящий документ при необходимости.

Если вы пользуетесь «СБИС» или другой системой электронного документооборота, пожалуйста, сообщите об этом на b2b@tutu.ru. Мы отправим вам приглашение из «Диадока» и после этого сможем обмениваться документами в роуминге.

При использовании любой системы ЭДО отчётные документы (УПД) по заказу поступают в систему на следующий день после совершения заказа. Если у вас «Диадок» или «СБИС», входящие документы для вас бесплатны. Отправлять документы обратно не нужно, достаточно их просто подписать электронной подписью. После получения примите документ к учёту.

Помимо отчётных документов по командировке мы можем подписывать и отправлять по ЭДО акты сверки, договоры и другие документы.