Что нужно знать про ранний заезд и поздний выезд

• Когда нужны ранний заезд и поздний выезд?
• Кто устанавливает время заезда и выезда?
• Как оформить ранний заезд или поздний выезд?
• Каков шанс получить от отеля согласие?
• Что такое поздний заезд?

Чаще всего в отель или апартаменты можно заселиться с 14:00, а выехать нужно до 12:00. Это удобно не всегда. Например, ситуация: вы приезжаете в город ночным поездом в 5 утра, хотите бросить вещи и вздремнуть пару часов, а деться некуда. На такие случаи есть ранний заезд (или поздний выезд, если речь про вечер). Просто так это организовать нельзя — нужно обязательно согласовать с отелем. И, скорее всего, придётся доплатить.

Когда нужны ранний заезд и поздний выезд?

Для начала надо понять, а точно ли вам эта услуга нужна. Если вы хотите рано утром сбросить чемоданы и спокойно гулять по городу до момента заселения, то есть ещё как минимум два варианта:

• Оставить вещи в городской камере хранения (например, на вокзале) и вернуться за ними уже перед заселением.
• Оставить вещи у администратора гостиницы. Очень многие отели идут с этим навстречу: ваши вещи будут ждать не в номере, а в камере хранения гостиницы. Когда придёт время заселиться, вы их спокойно заберёте и отнесёте в комнату. Важно заранее уточнить у отеля, готовы ли там к такому.

Аналогично и с выселением. Например, освобождаете номер в 12:00, как просят, оставляете чемодан у администратора, гуляете себе ещё полдня налегке, а вечером перед самолётом или поездом забираете вещи.

Бывает, конечно, что чемоданы ни при чём. Например, номер нужен вам раньше или позже, чтобы перевести дух, поспать, провести рабочую онлайн-встречу или ещё зачем-то. Тогда услугу запросить всё-таки стоит.

Кто устанавливает время заезда и выезда?

Сам отель. Стандартное время заезда и выезда обычно пишут прямо на его странице. Тут надо прям внимательно: важно ещё на этапе бронирования понять, будет ли вам такое удобно. Иногда гостя сразу просят указать, во сколько он приедет и уедет — но, как правило, это необязательно.

Часы заезда и выезда должны быть прописаны в договоре отеля с гостем. А вот какие именно часы — решает сам отель, сказано в Правилах предоставления гостиничных услуг в РФ (важно, что они работают только с гостиницами и отелями). Каких-то других особых требований там нет — это делают «‎с учётом местных особенностей и специфики деятельности»‎. То есть в переводе на человеческий отель может выбрать любые временные рамки. С апартаментами такая же ситуация.

Окно между двумя заездами (часто это с 12:00 до 14:00) нужно для уборки. В гостиницах и отелях, по правилам, оно не должно быть больше трёх часов. Промежуток между самым ранним временем заезда и самым поздним временем выезда — это «гостиничные сутки». Именно за них‎ вы платите при обычном раскладе.

Как оформить ранний заезд или поздний выезд?

Бывает, вы не успели предупредить отель про ранний заезд или поздний выезд. Тогда можно обсудить это уже на месте с администратором ресепшена. Не факт, что в этот момент для вас найдут свободный номер. Но, если найдут, то, скорее всего, не откажут.

А вообще, лучше заранее предупредить отель о своём плане приехать раньше или уехать позже. Идеально обозначить это прямо во время бронирования — например, отметить просьбу в комментарии к заказу. Принимающая сторона не обязана подтверждать вам ранний заезд или поздний выезд — тут всё на усмотрение отеля.

Если хотите отметить просьбу заранее, то действовать лучше так:

1. Любым способом донести отелю, что вы хотите заехать раньше или выехать позже. Варианты:

• Прописать это в комментарии к бронированию на сайте. После это комментарий с просьбой уходит отелю. Если отель его обработал, то мы в своей системе это видим. Тогда мы связываемся с гостем и обсуждаем стоимость доплаты отелю.
• Позвонить в отель напрямую.
• Позвонить в службу поддержки Туту, если бронировали отель у нас на сайте.

2. Дождаться от отеля ответа. Если вы связываетесь с отелем напрямую, то согласие, скорее всего, прозвучит на словах или в переписке. Если делаете это через сайт Туту, то с вами свяжется наш специалист: согласует с вами услугу и доплату за неё. После оплаты вам пришлют новый ваучер, и тогда услуга будет гарантированной.

Бывает, что отель не обрабатывает комментарий с вашей просьбой о раннем заезде или позднем выезде — тогда на месте могут быть сложности. Если отель не ответил на запрос, то это, скорее всего, из-за нехватки номеров. Такое бывает в высокий сезон. А ещё в пиковые месяцы отели могут медленнее обрабатывать такие просьбы. Лучше тогда быть готовым, что услугу с ранним заездом или поздним выездом могут не оказать. А ещё продолжать попытки связаться с отелем напрямую.

У нас была такая ситуация: гость забронировал квартиру с дистанционным заселением и отправил запрос на ранний заезд — хотел заселиться на три часа раньше срока (не в 14:00, а в 11:00). Отель так и не прислал инструкции по дистанционному заселению (хотя, по словам гостя, обещал), но путешественник всё равно пришёл раньше. В итоге стоял под дверью, пока ему не прислали инструкции — а случилось это уже почти в 14:00. Оказалось, квартира ещё не убрана и вообще горничная опаздывает. В итоге гость заселился в квартиру с грязной посудой и использованным постельным бельём, а потом ждал, пока уберётся горничная (она, к слову, ещё и опоздала на полчаса, но это уже совсем другая история).

3. Если отель согласился на ранний заезд или поздний выезд, то вам остаётся только кивнуть и принять условия. Ну или не принять и отказаться от услуги. Например, отель может сказать: «Да, заселим вас на пять часов раньше, но придётся доплатить 3000 рублей». Если согласны, то можно оформлять услугу. Если нет — оставлять бронирование без изменений.

Тут очень важно не медлить с решением. Пока вы взвешиваете ‎за‎ и ‎против‎, номера могут просто закончиться. Вряд ли отель будет держать место специально под вас в дополнительные часы — ему ведь невыгодно, чтобы номер простаивал.

Сколько это стоит?

По данным нашего контакт-центра, во многих отелях за ранний заезд просят заплатить как за дополнительные сутки, то есть по полному тарифу. В редких случаях просят доплату в половину суточной стоимости.

В общем, тут всё зависит от отеля. Где-то оплата почасовая, где-то — рассчитывается по временным промежуткам (например, за один-три часа дополнительного времени возьмут одну сумму, за четыре-шесть — уже другую и так далее). А где-то даже за пару часов сверх «гостиничных суток» берут как за полноценный день с ночёвкой. Вывод такой: надо заранее обсудить с отелем сумму доплаты за ранний заезд или поздний выезд и понять, хотите ли вы оформлять услугу. Тогда на месте уже, скорее всего, не будет неприятных сюрпризов.

Каков шанс получить от отеля согласие?

По опыту нашего контакт-центра, большинство отелей охотно соглашаются принять гостя раньше или выселить его позже. Для них это выгодно из-за доплаты. Если гость и получает отказ, то чаще всего из-за того, что свободные номера закончились.

Что такое поздний заезд?

Есть отели без круглосуточного ресепшена, куда ночью можно попасть с трудом (или вообще нельзя). Иногда за поздний заезд берут доплату. По-хорошему все такие ограничения отель тоже должен прописывать заранее, но на деле это работает не всегда. Так что если есть шанс, что вы приедете на заселение поздно вечером или даже ночью, то об этом точно стоит предупредить отель.

Например, у нас была история: человек забронировал отель, но понял, что не успевает заехать туда в день брони. Тогда гость заранее нам позвонил и предупредил, что сможет заселиться только в 5 утра следующего дня. Мы передали это в отель: там ответили, что заселение у них до 22:00, и попросили гостя позвонить им напрямую. Гость с отелем связался, и после диалога они всё-таки договорились на заселение в 5 утра следующего дня. В общем, главное, предупреждать отель о таких планах заранее и пытаться выйти с ним на контакт.

А ещё нам тут недавно пришёл вопрос от путешественницы на ту же тему: «Как быть в случае, если я запросила поздний заезд, а отель выполнение данной просьбы не гарантировал? Не хотелось бы ночью остаться без ночлега». Во-первых, опять же, надо попробовать связаться с отелем по телефону и всё уточнить. То же самое можно сделать через нашу службу поддержки, если бронировали на Туту: мы тогда сами позвоним в отель и всё разузнаем. Если отель всё равно не гарантирует поздний заезд, а он для вас критически важен, то лучше вообще отменить бронь. Через Туту можно запросить отмену заказа. Если на момент возврата есть штраф за отмену по вашему тарифу, то его удержат. По просьбе гостя мы можем попытаться его вернуть. Но, если такое не предусмотрено тарифом, то гарантий на возврат штрафа нет. Рекомендуем оформлять тарифы с бесплатной отменой бронирования.